Huishoudelijk reglement
I. VAN HET BESTUUR
- Het bestuur telt een oneven aantal leden, met een minimum van drie leden.
- Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een penningmeester en een secretaris, eventueel aangevuld met een of meerdere gewone bestuursleden.
- Het bestuur kan indien gewenst verdere bestuursfuncties in het leven roepen ten uitvoer van een specifieke taak.
- Een bestuurslid kan meerdere bestuursfuncties bekleden.
- De drie functies van voorzitter, secretaris en penningmeester mogen niet in een persoon worden verenigd.
- Het bestuur en de individuele bestuursleden zijn te allen tijde verantwoording verschuldigd aan haar leden.
- Het bestuur heeft tot taak het besturen van de vereniging. Het bestuur coördineert en dirigeert de activiteiten van de vereniging.
- Het bestuur dient bij het uitvoeren van de in het vorige lid genoemde taak uit te gaan van het belang van de leden van de vereniging, zoals omschreven in de doelstelling.
- Het bestuur dient te allen tijde haar onafhankelijkheid en objectiviteit te waarborgen.
- Het bestuur of de individuele bestuursleden zijn gemachtigd een of meer taken te delegeren aan niet tot het bestuur horende personen. Het betreffende bestuurslid, dan wel het bestuur, blijft verantwoordelijk voor de gedelegeerde taak.
- Het bestuur komt minimaal drie keer per jaar in vergadering bijeen.
- Alle bestuursleden worden geacht de vergadering bij te wonen.
- Indien het aantal aanwezigen minder dan drie is, staakt de vergadering.
- Van de vergadering worden notulen opgemaakt.
- Over de totstandkoming van besluiten vindt stemming plaats.
- Er is een algemene meerderheid nodig om een besluit doorgang te laten vinden.
- Van de uitkomst van elke stemming wordt melding gedaan in de notulen.
- Binnen het bestuur wordt een dagelijks bestuur gevormd, bestaande uit voorzitter, secretaris en penningmeester.
- Het dagelijks bestuur is belast met het dagelijks besturen van de vereniging en zij is het aanspreekpunt van de vereniging.
- Indien zij dit wenselijk acht, dan wel het belang van de vereniging dit vergt, kan het dagelijks bestuur te allen tijde samenkomen in vergadering, dan wel op andere wijze in overleg treden.
- Om de vier jaar treedt een bestuurslid af en kan zich herkiesbaar stellen. Dagelijkse bestuursleden mogen niet gelijktijdig aftreden. Deze herkiesbaarheid of het aantreden van nieuwe bestuursleden dienen in de ALV goedgekeurd te worden.
II. VAN DE VOORZITTER
- De voorzitter zit de vergaderingen en de algemene vergadering voor.
- De voorzitter is gemachtigd hiervoor een ander bestuurslid aan te wijzen.
- De voorzitter leidt de vergadering en zorgt voor een ordelijk verloop
van de vergadering.
- De voorzitter stelt in samenwerking met de secretaris de notulen en de agenda vast.
- De voorzitter is het officiële aanspreekpunt van de vereniging en ook voor de bestuursleden.
III. VAN DE SECRETARIS
a. De secretaris geeft leiding aan het secretariaat.
b. Het secretariaat is het aanspreekpunt van de vereniging voor de leden.
c. Het secretariaat heeft als taak:
- de verwerking van alle post en mailing (contact@vzla.nl).
- het beheer van de volledige ledenadministratie.
- het beheer van alle overige administratie.
- coördinatie en planning van de verenigingsactiviteiten.
d. Het secretariaat kan een gedeelte van haar werkzaamheden delegeren.
e. De secretaris maakt van de vergaderingen en algemene vergadering notulen op, dan wel een ander door de voorzitter daartoe aangewezen persoon.
f. De secretaris stelt in samenwerking met de voorzitter de notulen en de agenda vast. De notulen worden op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring aangeboden.
IV. VAN DE PENNINGMEESTER
- De penningmeester beheert de financiën van de vereniging.
- De penningmeester is verantwoordelijk voor de inkomsten en uitgaven.
- In geval van besluiten van financiële aard is de penningmeester gemachtigd om zelfstandig beslissingen te nemen over kleine uitgaven, bedragen boven de €750 dienen eerst binnen het bestuur besproken te worden.
- De penningmeester is voor het gevoerde financiële beleid verantwoording schuldig aan het bestuur en aan de kascontrolecommissie. Deze verantwoording wordt jaarlijks voorgelegd ter goedkeuring aan de ALV.
- De penningmeester is aanspreekpunt van de vereniging aangaande financiële zaken.
V. OVERIGE BEPALINGEN
- De bestuursleden worden niet betaald voor de door hen uitgevoerde werkzaamheden.
- De bestuursleden krijgen werkelijk gemaakte onkosten vergoed, mits voorzien van geldig betalingsbewijs. Indien er financiële ruimte is dan kan het bestuur overwegen als onkostenvergoeding de bestuursleden vrij te houden van betaling tijdens de georganiseerde dagen/evenementen.
VI. SPECIFIEK TAKEN BESTUUR
- De artikelen/website komen onder minimaal twee beheerders te staan waarvan één bestuurslid. Het bestuur is bevoegd om hierin te delegeren, zij blijven eindverantwoordelijk.
- Ieder bestuurslid wordt geacht zich in te zetten voor het aandragen van onderwerpen en het ondersteunen van de activiteiten.
VII. LIDMAATSCHAP
- Leden van de vereniging kunnen zijn diegenen die geïnteresseerd en gemotiveerd zijn om hun kennis te verrijken rondom onze doelstellingen (zie doelstellingen).
- Het bestuur houdt een register bij waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.
- Op voorstel van het bestuur of van ten minste tien leden kunnen door de algemene vergadering met een meerderheid van ten minste drie/vierde der geldig uitgebrachte stemmen, leden, die zich bijzonder voor de vereniging verdienstelijk hebben gemaakt, als ereleden worden benoemd.
- Leden worden geacht zich te houden aan de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging.
- Leden worden geacht de jaarlijkse contributie te voldoen binnen 1 maand na het verzenden van de uitnodiging tot betaling van de contributie.
- Leden dienen uiterlijk 1 maand voor het nieuwe contributiejaar op te zeggen.
TOELATING
- Het bestuur beslist met meerderheid van stemmen, omtrent de toelating van leden.
- Leden die in aanmerking willen komen voor een certificaat, worden getoetst door een door het bestuur aangestelde commissie.
EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP
1. Het lidmaatschap eindigt:
- door het overlijden van het lid;
- door opzegging van het lidmaatschap bij de secretaris.
- door opzegging namens de vereniging;
deze kan geschieden wanneer een lid zich niet meer houdt aan de vereisten voor het lidmaatschap;
wanneer hij zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt;
alsook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;
- door ontzetting; deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten der vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
2. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.
3. Opzegging van het lidmaatschap door het lid of door de vereniging kan slechts geschieden tegen het einde van het verenigingsjaar en met inachtneming van een opzeggingstermijn van 1 maand.
Echter kan het lidmaatschap onmiddellijk worden beëindigd indien van de vereniging of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
4. Een lid is niet bevoegd door opzegging van zijn lidmaatschap een besluit waarbij de verplichtingen van de leden van geldelijke aard zijn verzwaard, te zijnen opzichte uit te sluiten.
5. Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het bestuur.
6. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft de jaarlijkse bijdrage verschuldigd van het lopende contributiejaar.
JAARLIJKSE BIJDRAGE
- De leden en de begunstigers zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage.
De jaarlijkse bijdrage zal door de algemene vergadering worden vastgesteld voor het opvolgende jaar. Voor de bepaling van jaarlijkse bijdrage kan een indeling in categorieën worden gemaakt, waarbij de categorieën een onderling verschillende bijdrage betalen. - Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van de jaarlijkse bijdrage te verlenen.
VIII. GEHEIMHOUDING
- Leden van de vereniging onthouden zich van het openbaar maken of verstrekken aan derden, van gegevens welke zij vanwege hun lidmaatschap hebben verkregen en die betrekking hebben op privé gegevens van personen of waarvan de openbaarmaking of verstrekking de vereniging of derden zou kunnen schaden.
Slechts met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, of diens wettelijke vertegenwoordiger, kan hierop een uitzondering worden gemaakt, - De genoemde verplichting blijft gelden na het beëindigen van het lidmaatschap van de vereniging.